Découverte de Ca-Thèque - l'espace partagé et sécurisé pour la gestion documentaire des pré-CA et des CA des organismes

Jean-Christophe Savineau, 2B20 : La CA-Thèque des organismes de l’État est un projet de transformation numérique de la relation entre la DB, les opérateurs et les contrôleurs par la mise en place d’un espace unique, partagé et sécurisé pour la réception et l’archivage des documents des pré-conseils et des conseils d’administration des organismes publics.

La CA-thèque répond à une problématique simple : tous les acteurs des instances des près de 1.500 organismes publics de l’État reçoivent des documents, plus ou moins confidentiels, par des canaux, plus ou moins sécurisés, et différents selon les organismes auxquels ils sont liés. Par exemple un bureau sectoriel pour les divers organismes de son périmètre peut recevoir les documents par messagerie, par dépôt sur un serveur ou une plateforme d’échange. Demain, la CA-Thèque leur permettra de retrouver tous ces échanges sur une même plateforme sécurisée; elle leur permettra également de disposer d’un espace de travail privatif, collaboratif, partagé avec les contrôleurs, pour échanger documents et notes d’analyse en vue des réunions des instances de gouvernance des organismes.

La CA-thèque est ouvert à tous les organismes publics de l’État quels que soient leur taille, leur statut ou le type de contrôle appliqué. Il est gratuit pour eux. L’outil permet de réduire le nombre de serveurs dédiés à ces échanges et à l’archivage en les réunissant sur un seul (dupliqué sur un autre site pour la sauvegarde), implanté en France et géré par une société française.

Pour mémoire, le projet a été lancé en novembre 2021. Dès le début, la direction du budget, avec l’appui du BercyHub du Secrétariat général, a associé des organismes et des ministères de tutelle pour définir le besoin. Sur la base de cette expression de besoins, plusieurs éditeurs de plateformes collaboratives ont été invités à présenter leurs produits. Deux d’entre eux ont été retenus pour une phase de test, menée en mai-juin 2022, avec, à nouveau, un panel d’organismes volontaires, permettant d’affiner au fur et à mesure le besoin.

La CA-thèque a été lancée, fin janvier 2023, avec une douzaine d’organismes. Nous les accompagnons depuis le lancement en leur proposant des formations, de la documentation adaptée à leurs spécificités et une assistance en temps réel pour les aider à s’approprier l’outil et faire monter en compétence les « manageurs » de leurs espaces de travail privatifs. Nous continuons à communiquer auprès des autres organismes, par des webconférences, des informations sur Budget+ et dans les prochaines semaines directement, en participant à des séminaires les réunissant. Depuis fin janvier, nous avons déjà multiplié par deux nos organismes adhérents ; d’autres prévoient de nous rejoindre dans les prochaines semaines. Nous comptons sur les bureaux sectoriels et les contrôleurs pour assurer la promotion de cette nouvelle plateforme auprès des organismes qu’ils suivent !